Ohje: Tutkimuskäyttöä koskevan tietosuojailmoituksen julkaiseminen

Kun ryhdyt käsittelemään Kielipankista saatua, henkilötietoja sisältävää aineistoa uuteen tarkoitukseen, sinun on tehtävä käsittelytarkoitusta koskeva tietosuojailmoitus, julkaistava se avoimesti sähköisessä muodossa ja toimitettava ilmoituksen linkki Kielipankille. Tietosuojailmoituksen tarkoituksena on auttaa rekisteröityjä ymmärtämään, millaisiin tarkoituksiin heidän tietojaan käytetään.

Kielipankin sivuilla on nyt ohjeet, joiden tarkoitus on helpottaa tarvittavien tietojen keräämistä tietosuojailmoitusta varten. Huomaa kuitenkin, että sinun tulee noudattaa henkilötietojen käsittelyssä aina ensisijaisesti oman organisaatiosi antamia tietosuojaohjeita.

Tietosuojailmoitus – ohjeita tutkijoille

Instructions: Publishing a privacy notice of research purposes

When you obtain a resource containing personal data from the Language Bank of Finland (Kielipankki) and start processing it for a new purpose, you must prepare a privacy notice regarding the purpose of processing, publish the notice openly in electronic format, and provide a link to the notice to the Language Bank. The purpose of a privacy notice is to help data subjects understand the purposes for which their data is used.

The Language Bank now offers some guidelines to help you collect the pieces of information that are usually required for a privacy notice regarding research purposes. Please note, however, that you should always primarily follow the data protection guidelines of your own organisation.

Privacy notice – Instructions for researchers

In English

Suojatoimet

Julkisesti saatavilla olevien aineistojen lisäksi Kielipankissa voidaan säilyttää ja välittää myös sellaisia aineistoja, joiden käsittely edellyttää suojatoimia esimerkiksi aineiston sisältämien henkilötietojen vuoksi.

Henkilötietoja voidaan säilyttää tietyin ehdoin

Henkilötietoja on yleensä mukana mm. ääntä tai videota sisältävissä puheaineistoissa. Näissä tapauksissa aineisto ei yleensä voi olla täysin avoimesti saatavilla, mutta tietyillä ehdoilla sekin on mahdollista tallettaa Kielipankkiin. Tällä sivulla kuvataan muutamia suojatoimia, joiden avulla henkilötietoja sisältävän aineiston välittäminen voidaan tapauskohtaisesti järjestää.

Henkilötietojen käsittelyyn ja tarvittaviin suojatoimiin liittyvät päätökset ovat viime kädessä kyseisen aineiston rekisterinpitäjän vastuulla. Tarvittavista palveluista voi neuvotella Kielipankin kanssa.

Miksi tutkimusaineisto pitäisi säilyttää?

Tutkimusaineiston kerääminen ja järjestäminen tutkimuksen edellyttämään muotoon on aikaavievää, työlästä ja kallista. Mikäli aineistolle on odotettavissa uutta käyttöä, sen säilyttäminen voi olla perusteltua, vaikka aineisto sisältäisikin henkilötietoja ja vaikka osa tiedoista olisi arkaluonteisia. Perusteet henkilötietojen säilyttämiseen on kuitenkin aina huolellisesti dokumentoitava ja niistä on informoitava tutkittavia. Lisäksi henkilötietojen käsittelyssä on käytettävä tarkoituksenmukaisia suojatoimia.

Mahdollisuus tutkimuksen verifiointiin ja toistamiseen

Tieteellisessä tutkimuksessa on tärkeää, että joku toinen tutkija pystyy tarvittaessa toistamaan aiemmin julkaistun tutkimuksen täsmälleen samalla aineistolla varmistaakseen, onko alkuperäinen tutkimus toteutettu oikein. Esimerkiksi tieteellisen tutkimuksen vertaisarviointi saattaa edellyttää arvioijan pääsyä tutkimuksessa käytettyyn aineistoon.

Mahdollisuus jatkotutkimukseen ja uusiin näkökulmiin

Alkuperäisen tutkimushankkeen päättymisen jälkeen halutaan usein tehdä jatkotutkimus joko samasta tai saman tyyppisestä aiheesta, jolloin aineistoa tarvitaan uudelleen. Tutkimushypoteesi pitää kenties muotoilla toisella tavalla tai halutaan kokeilla uutta analyysimenetelmää. Joskus samasta aihepiiristä kaivataan laajempaa tutkimusta, jota varten on välttämätöntä analysoida joukko aiemmin kerättyjä aineistoja. Uuden, massiivisen aineiston kerääminen alusta asti olisi usein liian kallista tai muuten hankalaa. Silloin aiemmin kerätty, huolellisesti dokumentoitu ja turvallisesti säilytetty aineisto voi osoittautua aarteeksi.

Tieteellisen tutkimuksen ohella myös historiallinen tai tilastollinen tutkimus voivat olla henkilötietojen käsittelyn perusteita. Kieliaineistojen kohdalla esimerkiksi puhetallenteiden säilyttämistä voinee joissakin tapauksissa perustella niiden historiallisella ja kulttuurisella arvolla.

Kuinka kauan aineistoa voi säilyttää Kielipankissa?

Tietyn tyyppiset tutkimukset edellyttävät eettistä ennakkoarviointia. Silloin tutkija hakee tutkimuseettiseltä toimikunnalta lausuntoa ennen aineiston keräämisen aloittamista. Esimerkiksi lääketieteellisessä tutkimuksessa tutkimuseettinen toimikunta saattaa lähtökohtaisesti edellyttää aineiston tuhoamista tutkimuksen päätyttyä. Lausuntopyynnössä kannattaakin esittää selkeästi perustelut aineiston säilyttämiselle sekä mahdollisimman tarkka suunnitelma aineistoon sovellettavista suojatoimista.

Tutkimuksen yhteydessä tutkittavia on selkeästi informoitava myös henkilötietojen käsittelyssä sovellettavista suojatoimista. Kannattaa huomata myös, että jos tutkittaville on jo alkuperäisen informoinnin yhteydessä kerrottu, että heidän aineistonsa tuhotaan määräajan päätyttyä, tätä lupausta ei yleensä voi jälkikäteen perua (jollei tutkittaviin ole mahdollista ottaa uudelleen yhteyttä, informoida heitä jatkotutkimuksista ja pyytää osallistumaan myös niihin).

Voit lukea tietosuojasta ja tutkittavien informoinnista lisää esim. Tietoarkiston julkaisemasta Aineistonhallinnan käsikirjasta.

Millaisia suojatoimia aineiston koostaja voi käyttää?

Henkilötietojen käsittelyssä käytettävien laitteiden ja järjestelmien tietoturvan on oltava riittävä ja ajan tasalla. Aineiston suojaamisesta on muistettava huolehtia saumattomasti alusta loppuun myös tiedonsiirron aikana.

Aineiston koostaja tai aineistoa Kielipankkiin tallettava taho voi tarvittaessa suojata henkilötietoja sisältävää aineistoa esimerkiksi pseudonymisoimalla sen käsittelytarkoituksen kannalta sopivalla tavalla ja luokittelemalla henkilötietoja siten, että niistä tulee vähemmän yksilöiviä.

Tarvittaessa tunnisteellista aineistoa voidaan säilyttää salaamalla tiedot riittävän vahvalla salausavaimella.

Pseudonymisointi on tutkijan vastuulla

Jos aineisto on pseudonymisoitu ja tutkittaviin henkilöihin liittyvää koodiavainta on tarpeen säilyttää, koodiavain on pidettävä sekä teknisesti että hallinnollisesti erillään varsinaisesta aineistosta. Huomaa, että Kielipankki ei huolehdi aineiston pseudonymisoinnista eikä tutkittaviin liittyviä koodiavaimia oteta Kielipankkiin säilytettäväksi. Aineiston sisällön, tiedostonimien jne. koodaaminen on siis tutkijan omalla vastuulla.

Täydellinen anonymisointi poistaa suojatoimien tarpeen

Mikäli aineisto on mahdollista kokonaan anonymisoida ts. voidaan todeta, ettei elossa olevia henkilöitä voida anonymisoidun aineiston perusteella mitenkään tunnistaa (edes yhdistämällä aineiston tietoja jostakin muualta löytyviin tietoihin), aineisto ei enää sisällä henkilötietoja. Täysin anonyymia aineistoa ei tarvitse tietosuojasäädösten perusteella erikseen suojata. Toisin sanoen kokonaan anonyymi aineisto, johon ei liity esimerkiksi tekijänoikeudellisia rajoituksia, voidaan julkaista avoimesti.

Usein aineiston täydellinen anonymisointi on käytännössä mahdotonta joko työmäärän vuoksi tai teknisistä syistä, tai täydellinen anonymisointi tekisi aineiston tutkimuksen kannalta käyttökelvottomaksi. Jos tällainen aineisto on kuitenkin tarpeen säilyttää, siitä tulee mahdollisuuksien mukaan korvata selvästi tarpeettomat tunnisteet. Kielipankissa aineistoon voidaan soveltaa muita suojatoimia, esimerkiksi rajoittamalla pääsy aineistoon vain tietyille käyttäjille (ks. alla).

Voit lukea aineistojen anonymisoinnista ja pseudonymisoinnista lisää esim. Tietoarkiston julkaisemasta Aineistonhallinnan käsikirjasta.

Kuinka Kielipankissa olevia aineistoja suojataan?

Kun aineisto talletetaan Kielipankkiin, sitä ylläpidetään keskitetysti ja välitetään eteenpäin kyseisen aineiston oikeudenhaltijan kanssa sovituilla ehdoilla. Yhtenäiset, selkeät ja tarkoituksenmukaiset käytännöt helpottavat aineistoja tarvitsevien tutkijoiden työtä. Samalla ne auttavat pienentämään väärinkäytösten riskiä.

Kielipankin palveluiden käyttäjähallinnosta ja muista teknisistä ratkaisuista vastaa CSC – Tieteen tietotekniikan keskus. Sekä suomalaisten että kansainvälisiin luottamusverkostoihin kuuluvien korkeakoulujen opiskelijat ja tutkijat voivat esimerkiksi kirjautua Kielipankkiin turvallisesti oman organisaationsa myöntämällä käyttäjätunnuksella.

Kielipankissa oleviin aineistoihin voidaan tällä hetkellä soveltaa mm. seuraavia aineistokohtaisia suojatoimia:

• Aineistoon annetaan pääsy ainoastaan kirjautuneille käyttäjille, joiden työtehtävään sisältyy tutkimusta, tai:

• Aineistoon annetaan pääsy ainoastaan niille kirjautuneille käyttäjille, jotka ovat tapauskohtaisen harkinnan perusteella saaneet henkilökohtaisen luvan kyseisen aineiston käyttöön. Ennen pääsyn myöntämistä käyttäjän tulee esittää asianmukainen tutkimussuunnitelma tai vastaava selvitys aineiston käyttötarkoituksesta.
  
  Aineistokohtaista käyttöoikeutta haetaan Kielipankin sähköisen hakemusjärjestelmän kautta (ks. Kielipankin oikeudet). Henkilötietoja sisältävien aineistojen hakemukset käsittelee kyseisen aineiston rekisterinpitäjän edustaja taikka rekisterinpitäjän toimeksiannosta Kielipankin edustaja.
  
  Jos käyttäjä saa luvanvaraisen pääsyn tiettyyn aineistoon, pääsyoikeus on voimassa yhtä kauan kuin hänen kotiorganisaationsa myöntämä käyttäjätunnus on voimassa. Jos käyttäjä siis siirtyy kokonaan toisen yliopiston tai esimerkiksi yrityksen palvelukseen, hän ei enää pääse käyttämään Kielipankin luvanvaraisia aineistoja. Tarvittaessa käyttäjä voi hakea käyttöoikeutta uudelleen eri organisaation edustajana.
  
  
• Aineisto (tai sen suojausta edellyttävä osa) voidaan myös säilyttää ja välittää salattuna. Kannattaa kuitenkin huomata, että esimerkiksi suurten videoaineistojen salaaminen ja salauksen purkaminen on toistaiseksi hidasta ja vaivalloista, eikä tämä ratkaisu sovi usein toistuvaan käyttöön.

Kielipankin kanssa voi tarvittaessa neuvotella myös muista yksittäisen aineiston edellyttämistä suojatoimista.

Ohjeet Kielipankissa olevan henkilötietoja sisältävän aineiston käsittelyyn

Kielipankin tietosuojakäytänteet

Ohjeet henkilötietoja sisältävien Kielipankin aineistojen käsittelyyn

Jos Kielipankissa oleva aineisto sisältää henkilötietoja, sen lisenssissä on merkintä:

PRIV: Aineisto sisältää henkilötietoja.

Yksittäisen aineiston lisenssin tiedot löytyvät Kielipankin aineistoluettelosta kyseisen aineiston kohdalta sekä aineiston kuvailutiedoista, joihin pääsee aineiston pysyvällä tunnisteella (URN-osoite, joka näkyy aineiston viittausohjeessa).

Aineistokohtaiset tietosuojaehdot

Jokaisen PRIV-merkityn aineiston lisenssin liitteenä julkaistaan aineistokohtaiset tietosuojaehdot, joissa mainitaan mm. seuraavat tiedot:

• Kielipankin kautta välitettävän aineiston rekisterinpitäjä
• aineistoon sisältyvät henkilötietojen tyypit ja rekisteröityjen ryhmät
• kuvaus niistä perusteista, joiden mukaisiin käyttötarkoituksiin aineistoa voidaan luovuttaa Kielipankista edelleen
• henkilötietojen sijaintiin ja Suomen ulkopuolella tapahtuvaan käsittelyyn liittyvät rajoitukset
• muut kyseisen aineiston sisältämien henkilötietojen käsittelyyn liittyvät ehdot.

Aineistokohtaisten tietosuojaehtojen päivittäminen on tällä hetkellä vielä kesken. Mikäli huomaat, ettei tietyn aineiston osalta vielä ole saatavilla aineistokohtaisia tietosuojaehtoja etkä löydä vastaavia tietoja aineiston yleiskuvauksesta, pyydä tarkennusta FIN-CLARINin palveluosoitteesta: fin-clarin (ATT) helsinki.fi.

Millä tavalla henkilötietoja sisältäviä aineistoja pitää käsitellä?

Kielipankin aineistoja käyttämällä sitoudut noudattamaan Kielipankin yleisiä käyttöehtoja sekä aineistokohtaisia erityisehtoja.

PRIV-merkittyä aineistoa käyttäessäsi sitoudut käsittelemään aineiston sisältämiä henkilötietoja luottamuksellisesti, huolellisesti ja vain siihen käyttötarkoitukseen, jota varten olet saanut aineistoon pääsyn. Henkilötietojen käsittelyä koskevat lisärajoitukset käyvät ilmi aineistokohtaisista tietosuojaehdoista, jotka julkaistaan aineiston lisenssin yhteydessä.

• Jos saat aineiston käyttöoikeuden henkilökohtaisen hakemuksen perusteella ja olet hakemuksen yhteydessä esittänyt tutkimussuunnitelman tai vastaavan selvityksen käyttötarkoituksesta, voit käyttää aineistoa vain siinä mainittuun tarkoitukseen. Yksittäisen aineiston käsittelyyn voi liittyä myös muita rajoituksia, jotka käyvät ilmi aineistokohtaisista erityisehdoista.

• Jos saat aineiston käyttöösi ilman erillistä hakemusta, mutta siihen pääsy edellyttää kirjautumista tutkijana tai opiskelijana, aineistoa on luvallista käsitellä ainoastaan tutkimus- ja opetustarkoitukseen. Lisäksi sitoudut noudattamaan mahdollisia muita aineistokohtaisia erityisehtoja.

Noudata henkilötietoja sisältävää aineistoa käsitellessäsi riittäviä suojatoimia oman organisaatiosi antamien ohjeiden mukaisesti. Erityisen huolellisesti tulee käsitellä aineistoa, joka sisältää arkaluonteisia (ns. erityisiin tietoryhmiin kuuluvia) henkilötietoja.

Huolehdi velvollisuuksistasi rekisterinpitäjänä

Kun ryhdyt käsittelemään Kielipankin kautta saatua, henkilötietoja sisältävää aineistoa uutta tutkimusta tai jotakin muuta tarkoitusta varten, sinusta ja/tai kotiorganisaatiostasi tulee aineiston rekisterinpitäjä. Rekisterinpitäjällä on mm. velvollisuus tarvittaessa osoittaa, että henkilötietojen käsittely on ollut lainmukaista.

Henkilötietojen käsittelyssä tulee noudattaa ensisijaisesti oman organisaation antamia ohjeita. Jos kotiorganisaation ohjeistusta ei ole käytettävissä, tutustu esimerkiksi Tietoarkiston julkaisemaan Aineistonhallinnan käsikirjaan käsittelytoimia suunnitellessasi.

Muista tehdä tietosuojailmoitus

Rekisterinpitäjänä sinun pitää yleensä tehdä henkilötietojen käsittelystä tietosuojailmoitus tai -seloste. Noudata tässäkin oman organisaatiosi antamia ohjeita. Tietosuojailmoituksen tekemisessä voit käyttää apuna alkuperäisen aineiston yhteydessä julkaistua tietosuojailmoitusta tai kuvausta sen sisältämistä henkilötiedoista.

Kun ryhdyt käyttämään Kielipankissa olevaa henkilötietoja sisältävää aineistoa, julkaise ensin omaa käsittelytarkoitustasi koskeva tietosuojailmoitus tai -seloste esimerkiksi oman organisaatiosi tarjoamilla verkkosivuilla. Kielipankki tarjoaa ohjeita tietosuojailmoitusta varten tarvittavien tietojen keräämiseen.

Kun tietosuojailmoitus on julkaistu, ilmoita hankkeesi lyhyt ja yleistajuinen otsikko sekä avoimesti saatavilla olevan tietosuojaselosteen linkki Kielipankille tällä lomakkeella. Jos haet käyttöoikeutta henkilötietoja sisältävään rajoitettuun aineistoon, sinun pitää ilmoittaa tietosuojailmoituksen tiedot jo hakemuksen yhteydessä. Julkaisemme nämä tiedot Kielipankin verkkosivuilla, jotta ne ovat kaikkien aineiston käytöstä kiinnostuneiden tahojen nähtävillä.

Valitse oikeasuhtaiset suojatoimet

Noudata oman organisaatiosi ohjeita. Tarvittaessa voit katsoa esimerkkejä Kielipankissa sovellettavista ja muista mahdollisista suojatoimista, joita henkilötietoja käsitellessäsi saatat tarvita.

Henkilötiedot tieteellisissä esityksissä ja julkaisuissa

Henkilötietoja tulee käsitellä vastuullisesti ja hyviä eettisiä käytänteitä noudattaen myös silloin, kun teet aineistoon perustuvia tieteellisiä julkaisuja ja esitelmiä.

Kun raportoidaan tieteellisen tutkimuksen tuloksia, henkilötiedot tulee lähtökohtaisesti pyrkiä joko poistamaan tai häivyttämään esimerkiksi pseudonymisoimalla ja luokittelemalla tutkittavien iät, paikkakunnat jne. laajempiin ryhmiin siten, ettei tutkimukseen osallistuneita henkilöitä voi tunnistaa mainittujen tietojen perusteella tai muihin tietoihin yhdistelemällä.

Joskus tieteellisestä tutkimuksesta kertominen kuitenkin edellyttää henkilötietoja sisältävän aineksen esittämistä. Esimerkiksi tieteelliseen artikkeliin voi olla tarpeen liittää yksittäisiä lyhyitä näytteitä aineistosta tai tietty katkelma täytyy esittää tieteellisen konferenssiesitelmän yhteydessä. Punnitse kuitenkin tutkittaville aiheutuvat vaikutukset ja riskit, joita henkilötietoja sisältävien näytteiden julkaiseminen tai esittäminen voisi heille tai heidän läheisilleen aiheuttaa. Julkaistavat näytteet tulee poimia vain tieteellisten tavoitteiden kannalta välttämättömässä laajuudessa, ja näytteistä tulee sopivilla menetelmillä poistaa tai pseudonymisoida kaikki tarpeettomat henkilötiedot.

Huomaa myös, että mikäli tutkittaville on jostakin syystä informoinnin yhteydessä yksiselitteisesti ilmoitettu, ettei mitään heidän henkilötietojaan julkaista, eikä julkaistavaa näytettä ole mahdollista täysin anonymisoida, täytyy näytteen julkaisemiseen pyytää tutkittavalta erikseen lupa.

Useita käyttötarkoituksia?

Mikäli tiettyä luvanvaraista +PRIV-merkittyä aineistoa halutaan käsitellä useampaan eri tarkoitukseen – esimerkiksi myöhemmin huomataan, että halutaan tehdä uusi tutkimus, joka ei suoraan liity aiempaan aiheeseen – on tarvittaessa haettava käyttöoikeutta erikseen kuhunkin erilliseen tarkoitukseen Kielipankissa. Kaikki käsittelyperusteet on luonnollisesti myös mainittava tietosuojailmoituksessa/-ilmoituksissa.

Virheet ja väärinkäytökset

Jos aineistoa käyttäessäsi huomaat sen sisältävän sellaisia henkilötietoja, joita aineistossa ei mielestäsi kuvauksen perusteella pitäisi olla, ilmoita asiasta viipymättä joko Kielipankille ja/tai suoraan aineiston rekisterinpitäjälle. Samoin tulee toimia, mikäli epäilet, että henkilötietoja on jostakin syystä joutunut vääriin käsiin.

 

Kielipankin tietosuojakäytänteet

 

Viimeksi päivitetty 30.8.2021

Käsitellessään henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun Kielipankissa Helsingin yliopisto sitoutuu seuraaviin periaatteisiin:

• Helsingin yliopisto käsittelee henkilötietoja ainoastaan rekisterinpitäjän antamien dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti.
• Helsingin yliopisto varmistaa, että sen alaisuudessa toimivat henkilöt, joilla on oikeus käsitellä henkilötietoja, ovat salassapitovelvollisuuden alaisia.
• Helsingin yliopisto toteuttaa kaikki käsittelyn turvallisuuden edellyttämät toimenpiteet.
• Helsingin yliopisto noudattaa toisen henkilötietojen käsittelijän käyttöön liittyviä edellytyksiä.
• Helsingin yliopisto auttaa mahdollisuuksien mukaan rekisterinpitäjää asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä vastaamaan pyyntöihin, jotka koskevat rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä.
• Helsingin yliopisto auttaa rekisterinpitäjää varmistamaan, että henkilötietojen turvallisuuteen sekä tietosuojaa koskevaan vaikutustenarviointiin ja ennakkokuulemiseen liittyviä velvollisuuksia on noudatettu.
• Palvelun loputtua Helsingin yliopisto rekisterinpitäjän ohjeiden mukaisesti tuhoaa kaikki henkilötiedot tai palauttaa ne rekisterinpitäjälle, ja tuhoaa mahdolliset tietojen jäljennökset, ellei niiden säilyttämiseen ole lainsäädännöllistä velvollisuutta.
• Helsingin yliopisto saattaa rekisterinpitäjän saataville kaikki tiedot, jotka ovat tarpeen henkilötietojen käsittelijää koskevien velvollisuuksien noudattamisen osoittamista varten.
• Helsingin yliopisto sallii rekisterinpitäjän tai muun rekisterinpitäjän valtuuttaman auditoijan suorittamat auditoinnit, kuten tarkastukset, sekä osallistuu niihin.