Tietosuojailmoitus – ohjeita tutkijoille

In English

Kun ryhdyt käsittelemään Kielipankista saatua, henkilötietoja sisältävää aineistoa uuteen tarkoitukseen, sinun on tehtävä käsittelytarkoitusta koskeva tietosuojailmoitus, julkaistava se avoimesti sähköisessä muodossa ja toimitettava ilmoituksen linkki Kielipankille.

Tietosuojailmoituksen tarkoituksena on auttaa rekisteröityjä ymmärtämään, millaisiin tarkoituksiin heidän tietojaan käytetään. Ilmoituksen pitäisi olla tiivis, läpinäkyvä, myös maallikon näkökulmasta ymmärrettävä ja selkeä.

Kielipankki ei vastaa käyttäjien tekemien tietosuojailmoitusten sisällöstä tai oikeellisuudesta. Noudata henkilötietojen käsittelyssä aina oman organisaatiosi antamia tietosuojaohjeita. Eri organisaatioilla voi olla omia dokumenttipohjia tutkimusta koskevien tietosuojailmoitusten muotoiluun. Oleellista on, että dokumenttia on helppo lukea ja vaaditut tiedot löytyvät.

Ajantasaista tietoa henkilötietojen käsittelystä tieteellisessä tutkimuksessa on tietosuojavaltuutetun sivuilla. Suosittelemme tutustumaan myös Tietoarkiston julkaisemaan Aineistonhallinnan käsikirjaan.

>> Lähetä lomakkeella tietosuojailmoituksesi julkinen linkki Kielipankille

>> Kielipankin käyttäjien toimittamat tietosuojailmoitukset

Tietosuojailmoituksen julkaiseminen

Miten tietosuojailmoitus julkaistaan?

• Voit julkaista tietosuojailmoituksen esimerkiksi tutkimushankkeen verkkosivuilla tai sopivassa pilvipalvelussa, johon sinulla on pääsy. Näin sinun on myös helppo tarvittaessa päivittää ja täydentää ilmoitustasi. Mikäli dokumentin linkki, hankkeen tai käsittelytarkoituksen otsikko ja rekisterinpitäjä pysyvät samoina, päivittyneistä tiedoista ei ole välttämätöntä erikseen ilmoittaa Kielipankille.

Miten tietosuojailmoituksen tiedot ilmoitetaan Kielipankille?

• Jos aiot hakea pääsyä rajoitettuun, henkilötietoja sisältävään aineistoon, sinun on ilmoitettava hankkeesi otsikko sekä linkki julkiseen tietosuojailmoitukseen jo käyttöoikeushakemuksen yhteydessä.
• Jos henkilötietoja sisältävä aineisto on käyttäjän saatavilla ilman erillistä hakemusta, toimitetaan julkisesti saatavilla olevan tietosuojailmoituksen otsikko ja linkki Kielipankille lomakkeella.
• Kielipankki ei tarkasta käyttäjien toimittamien tietosuojailmoitusten yksityiskohtia. Jokaisen tutkimuksen rekisterinpitäjä vastaa omasta tietosuojailmoituksestaan. Pyydäthän tarvittaessa neuvoa kotiorganisaatioltasi.
• Kielipankki julkaisee käyttäjien toimittamien tietosuojailmoitusten tiedot erillisellä sivulla.

Tietosuojailmoituksen kirjoittaminen

Perehdy ensin aineistokohtaisiin tietosuojaehtoihin

• Varmista, että tutkimushankkeesi voi sitoutua noudattamaan aineistokohtaisia tietosuojaehtoja, jotka mainitaan tarvitsemasi henkilötietoja sisältävän aineiston lisenssissä.
  • Jos käyttämäsi aineiston lisenssistä ei vielä löydy aineistokohtaisia tietosuojaehtoja etkä löydä riittäviä tietoja aineiston kuvaustekstistä, kysy Kielipankilta lisää.

Mitä tietoja tietosuojailmoituksessa pitää mainita?

Alla on lueteltu tietoja, joita yleensä ainakin tarvitaan tieteellistä tutkimusta koskevaan tietosuojailmoitukseen. Tarkistathan ajantasaiset ohjeet kotiorganisaatioltasi tai suoraan tietosuojavaltuutetun sivuilta.

Huomaa ohjeita etsiessäsi, että vastaavia tietoja sisältävästä dokumentista on saatettu joissakin yhteyksissä käyttää myös esim. nimitystä tietosuojaseloste. (Sen sijaan esimerkiksi ns. seloste käsittelytoimista on organisaation sisäiseen käyttöön tarkoitettu tietosuojadokumentti, jota ei voi käyttää tietosuojailmoituksena.)

1. Dokumentin luontipäivä ja viimeisin päivityspäivä
   • Nämä eivät ole pakollisia tietoja, mutta käytännössä hyödyllisiä.
2. Rekisterinpitäjän nimi ja yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite)
   • Rekisterinpitäjä määräytyy sen tarkoituksen mukaan, jota varten henkilötietoja käsitellään. Rekisterinpitäjyys ei riipu käsiteltävästä aineistosta. 
   • Rekisterinpitäjä on aina luonnollinen henkilö tai oikeushenkilö. Rekisterinpitäjänä ei siis voi olla esimerkiksi yksittäinen tutkimushanke tai yliopiston oppiaine.
   • Rekisterinpitäjiä voi olla yksi tai useampia (yhteisrekisterinpitäjyys). 
   • Rekisterinpitäjä saattaa olla oma kotiorganisaatiosi, sinä itse tai molemmat yhdessä (yhteisrekisterinpitäjinä). Rekisterinpitäjiä saattaa olla useampia myös esimerkiksi siinä tilanteessa, että tutkimushankkeessa on mukana tutkijoita useista eri organisaatioista. Linjaukset saattavat vaihdella organisaatiokohtaisesti. Varmista hankkeesi tilanne omalta kotiorganisaatioltasi.
   • Jos rekisterinpitäjä on organisaatio, jolla on tietosuojavastaava, ilmoitetaan tässä myös tietosuojavastaavan yhteystiedot. 
3. Hankkeen vastuullisen tutkijan tai yhteyshenkilön nimi
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
   • Ilmoita käsittelyn tarkoitus tiiviisti, yleistajuisesti ja ymmärrettävästi.
   • Tietosuojailmoituksessa kuvatun käsittelytarkoituksen tulee olla yhteensopiva Kielipankista saadun aineiston alkuperäisen käsittelytarkoituksen kanssa.
   • Kielipankin aineistokohtaisissa tietosuojaehdoissa voi olla rajoituksia sen suhteen, millaisiin tarkoituksiin henkilötietoja saa käsitellä.
5. Henkilötietojen käsittelyn laillinen peruste
   • Mainitse erikseen henkilötietojen laillinen käsittelyperuste oman hankkeesi osalta. Noudata tässäkin oman organisaatiosi antamia ohjeita.
6. Kuvaus käsiteltävistä henkilötiedoista
   • Mainitse kyseiseen tarkoitukseen käytettävän aineiston/aineistojen otsikko ja viitetiedot. Kielipankin aineistojen viittausohjeet löydät esimerkiksi aineistoluettelosta tai käyttämäsi aineiston kuvailutiedoista.
   • Mainitse myös, että aineisto on saatu Kielipankin kautta. (Henkilötietoja ei siis tässä tilanteessa kerätä suoraan rekisteröidyiltä.)
   • Kielipankin kautta välitettävien aineistojen sisältämiä henkilötietoryhmiä ja rekisteröityjen ryhmiä on yleensä kuvattu aineistokohtaisissa tietosuojaehdoissa. Alkuperäisestä kuvauksesta voi tarvittaessa muokata sopivan version tähän kohtaan.
   • Mikäli käsitellään myös arkaluonteisia henkilötietoja (ns. erityisiä henkilötietoryhmiä), siitä on mainittava erikseen. Huomaa, että tässä tapauksessa myös henkilötietojen suojaamiseen on kiinnitettävä erityistä huomiota.
7. Tietojen vastaanottajat / tietojen luovutukset
   • Jos aineistoa täytyy luovuttaa käsiteltäväksi rekisterinpitäjänä toimivan organisaation ulkopuolelle, vastaanottajien ryhmät on kuvattava. Huomaa kuitenkin, että aineiston ja/tai siihen kuuluvien henkilötietojen luovuttaminen edelleen saattaa olla aineistokohtaisten tietosuojaehtojen mukaan rajoitettua tai kokonaan kiellettyä.
8. Tietojen siirtäminen ETA-maiden ulkopuolelle
   • Huomaa, että aineistokohtaisissa tietosuojaehdoissa voi olla rajoituksia, jotka koskevat tietojen siirtoa ETA-maiden ulkopuolelle tai Suomen rajojen ulkopuolelle.
9. Henkilötietojen suojaaminen (ei pakollinen tieto)
   • Tämä kohta ei ole pakollinen osa rekisteröityjen informointia. Suojatoimia koskeva kohta saattaa kuitenkin käytännön syistä olla mukana esim. yliopiston omassa tietosuojailmoituspohjassa organisaation sisäistä dokumentointia varten (’seloste käsittelytoimista’).
   • Henkilötietojen suojaamista koskevassa kohdassa kuvataan kyseisen tutkimuksen aikana käytettäviä suojatoimia. (Ei siis ole tarkoitus kertoa esim. Kielipankin pääsynhallinnasta tai muista Kielipankin soveltamista suojauskäytänteistä kyseisen aineiston osalta.)
10. Henkilötietojen säilytysaika
    • Henkilötietoja saa säilyttää vain niin kauan kuin käsittelyyn on lain mukainen peruste. Tässä kohdassa on hyvä esittää mahdollisimman tarkka arvio siitä, kuinka kauan tietoja tullaan tarvitsemaan kyseistä tutkimusta varten.
    • Säilytysaikaa arvioidessa ja tutkimusta suunnitellessa kannattaa muistaa, että aineistoa säilytetään Kielipankissa, josta se on saatavissa uudelleen käyttöön, mikäli tutkimusta päätetään myöhemmin jatkaa.
11. Miten rekisteröity voi käyttää henkilötietoihin liittyviä oikeuksiaan
    • Tietoa rekisteröidyn oikeuksista eri tilanteissa löytyy tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta.
    • Mikäli Kielipankin kautta välitettävään aineistoon liittyvillä rekisteröidyillä on omia henkilötietojaan koskevia kysymyksiä, ne voi osoittaa Kielipankille, joka tarvittaessa välittää kysymykset alkuperäisen aineiston rekisterinpitäjälle.
    • Yleistä tietoa henkilötietojen käsittelystä Kielipankissa löytyy Kielipankin omasta tietosuojaselosteesta.

>> Lähetä lomakkeella tietosuojailmoituksesi julkinen linkki Kielipankille

>> Kielipankin käyttäjien toimittamat tietosuojailmoitukset

Ohjeita henkilötietoja sisältävien Kielipankin aineistojen käsittelyyn

Viimeksi päivitetty: 20.2.2024

Tämän sivun pysyvä tunniste: urn:nbn:fi:lb-2023042021