Keruuvaiheen sopimukset ja tutkimusluvat

Kielivaroihin voi liittyä mm. tekijänoikeudellisia tai henkilötietojen käsittelyyn liittyviä rajoituksia. Jos haluat sijoittaa kielivaran Kielipankkiin säilytettäväksi ja edelleen välitettäväksi, on sinun jo aineistoa kerätessäsi tai sovellusta kehittäessäsi varmistettava, että sinulla on riittävät oikeudet jakaa aineistoa edelleen jonkin CLARIN-loppukäyttäjän lisenssin (EULA) ehtojen mukaisesti. Lupia voi olla vaikeaa saada jälkikäteen. Tarkistathan aina ensin oman yliopistosi tai kotiorganisaatiosi antamat aineistojen keräämistä koskevat ohjeet.

Opetus- ja kulttuuriministeriö on sitoutunut edistämään tutkimusaineistojen avointa saatavuutta ns. FAIR-periaatteiden mukaisesti. FIN-CLARINin tavoitteena on noudattaa FAIR-periaatteita Kielipankin kautta välitettävien kielivarojen osalta.

Aineiston kerääjän lupapohjat

Alkuperäisen aineiston tekijänoikeus ja lähioikeudet

  • Mikäli aineistosi sisältää tekijänoikeuksien tai nk. lähioikeuksien alaista materiaalia, jota et ole itse tuottanut (tai jota ei ole selvästi lisensoitu avoimella lisenssillä), sinulla ei ole suoraan oikeutta luovuttaa aineistoa tai sen kopioita edelleen (yksittäisiä lyhyitä sitaatteja lukuunottamatta).
  • Tekijänoikeuden tai lähioikeuden suojaaman aineiston yksityinen käyttö on luvallista, mutta työsuhteessa tapahtuva käyttö edellyttää aina oikeudenomistajan lupaa. Opetuskäytön osalta on eräitä lievennyksiä. Ks. tarkemmin mm. Toikkanen, T. & Oksanen, V., Opettajan tekijänoikeusopas.
  • Hanki aineiston kaikilta oikeudenomistajilta (esim. kirjailija, kustantaja, kääntäjä, esittäjä, tuottaja tms.) mieluiten kirjallinen lupa aineiston käyttöön, Kielipankkiin tallentamiseen, pysyvään säilyttämiseen sekä käyttöoikeuden antamiseen edelleen. Myös sähköpostitse annettu lupa riittää, kunhan sen mukana on koko viestiketju, josta luvan sisältö käy ilmi. Säilytä viestit! FIN-CLARINin suosittelema lupapyyntömalli kirjallisen teoksen tutkimuskäyttöön löytyy täältä.
  • Mikäli kyseessä on sovellusohjelma, jossa olet käyttänyt muiden tekemiä osia, varmista myös käyttöoikeutesi niihin. Turvallisinta on hyödyntää aina vain avoimilla lisensseillä saatavilla olevia sovelluksia.

Valmiin tutkimusaineiston oikeudet

  • Kun järjestelmällisesti keräät ja kenties myös ”rikastat” tutkimusaineistoasi merkkaamalla ja jäsentelemällä sitä, sinulle tai tutkimusryhmäsi jäsenille voi syntyä valmiin aineiston tekijänoikeus tai ainakin jokin aineistoon liittyvä lähioikeus. Lähioikeuksia ovat esimerkiksi ns. luettelo- ja tietokantasuoja ja/tai äänitteen tai elokuvan tuottajan suoja. Joissakin tapauksissa myös työnantajallasi saattaa olla oikeus keräämääsi aineistoon.
  • Pelkästään tutkimuseettisistä syistä on tärkeää, että saat kunnian aineistosta, jonka olet koostanut, kuvaillut ja tuonut muiden saataville. Jo aineiston keruuvaiheessa sinun ja tutkimusryhmäsi on hyvä yhdessä sopia aineiston mahdollisimman avoimesta arkistoinnista sekä viittaamiseen liittyvistä asioista, mm. siitä, keiden nimet pitää mainita valmiin aineiston lähdeviitteessä ja pitääkö esimerkiksi yliopiston nimi olla viitteessä mukana. Malliksi voit katsoa esimerkkejä erilaisista aineistojen lähdeviitteistä mm. Kielipankin aineistolistalta.

Henkilötiedot ja tutkittavien henkilöiden yksityisyys

EU:n tietosuoja-asetusta (GDPR) alettiin soveltaa myös Suomessa 25.5.2018 alkaen ja kansallinen henkilötietolaki tulee vastaavasti korvautumaan uudella tietosuojalailla. Lainsäädännön muutokset vaikuttavat henkilötietoja sisältävien kieliaineistojen keräämisen ja käsittelyn periaatteisiin, ja uudet käytänteet ovat tällä hetkellä vasta muodostumassa. Tämän vuoksi suurin osa FIN-CLARINin sivuilla näkyvistä henkilötietoja koskevista suosituksista on tällä hetkellä alustavia. FIN-CLARINin ohjeistus uudistetaan WP29-tietosuojatyöryhmän tulkintaohjeiden mukaisiksi syksyn 2018 aikana tai kunhan uuden kansallisen tietosuojalain sisältö on selvillä. Pahoittelemme tästä johtuvia epäselviä tilanteita. Mikäli tarvitset kiireesti neuvontaa aineistonhallinnan suunnittelussa, ota yhteys suoraan FIN-CLARINiin.

  • Henkilötiedoksi katsotaan mikä tahansa tieto, jonka perusteella tutkimuksen kohteena oleva henkilö voidaan tunnistaa. Huom. Myös esimerkiksi pelkkää puhujan ääntä voidaan pitää tällaisena tunnistetietona!
    • Huomaa, että tietosuoja-asetuksessa mainittujen ns. erityisten henkilötietoryhmien (tai henkilötietolain 523/1999 11 § mukaan arkaluonteisten henkilötietojen) käsittelyä on rajoitettu erikseen. Asia kannattaa huomata jo aineiston keräämistä suunnitellessa ja pyrkiä mahdollisuuksien mukaan välttämään tällaisten henkilötietoryhmien tallentamista.

Määrittele rekisterinpitäjä

Henkilötietojen käsittelystä vastaa rekisterinpitäjä eli se henkilö tai taho, joka kerää aineistoa tai määrittää, mitä aineistoa kerätään ja miksi. Tutkimusaineistojen kohdalla rekisterinpitäjä on joko tutkija itse tai se organisaatio, jota hän edustaa. Joissakin tilanteissa useampikin taho voi toimia ns. yhteisrekisterinpitäjinä. Tilanne on syytä täsmentää esimerkiksi oman tutkimusryhmän osalta, jottei myöhemmin pääse syntymään epäselviä tilanteita.

  • Rekisterinpitäjän on huolehdittava mm. henkilötietojen käsittelyn dokumentoinnista.
  • Tutkijana saatat myös toimia pelkästään aineiston käsittelijänä, jos aineiston on kerännyt joku muu taho ja aineisto on annettu sinun käyttöösi määrättyä tarkoitusta varten. Käsittelijä on velvollinen käsittelemään aineistoa rekisterinpitäjän kanssa sovittujen ehtojen mukaisesti ja huolellisesti.
  • Huomaa, että rekisterinpitäjä ei välttämättä ole sama kuin varsinaisesta tutkimuksesta vastaava taho. Rekisterinpitäjä ei myöskään aina ole aineistoon liittyvien mahdollisten tekijänoikeuksien tai lähioikeuksien haltija. Siksi aineiston keruun yhteydessä on tärkeää erikseen sopia myös tekijänoikeuksiin ja viittaamiseen liittyvistä asioista, mm. siitä, keiden nimet mainitaan valmiin aineiston lähdeviitteessä ja pitääkö esimerkiksi yliopiston nimi olla viitteessä mukana. (Malliksi voit katsoa esimerkkejä erilaisista aineistojen lähdeviitteistä mm. Kielipankin aineistolistalta.)

Valitse henkilötietojen käsittelyn peruste

  • Yleensä joko yleisen edun mukainen tutkimus tai tutkittavan suostumus.
  • Henkilötietojen käsittelyyn (=tallentamiseen, käyttöön, säilyttämiseen) on tietosuoja-asetuksen mukaan aina oltava peruste. Käsittelyperuste on kerrottava tutkittavalle ennen aineiston keräämistä, eikä sitä voi myöhemmin muuttaa.
  • Käsiteltävät henkilötiedot tulee pyrkiä minimoimaan. Tallenna vain tarpeellisia tietoja ja pidä kirjaa siitä, miksi ne ovat tarpeen. Poista kuitenkin aineistosta selvästi tarpeettomat tiedot heti, kun se on tarkoituksenmukaista ja mahdollista. (Esimerkiksi puheäänitettä ei voi tai kannata suodattaa tunnisteettomaksi eikä siitä välttämättä voi edes korvata tai kokonaan poistaa vaikkapa nimiä ilman, että näyte muuttuu tutkimuksen kannalta käyttökelvottomaksi.)
  • On hyvä aina tehdä tutkittavia varten kirjallinen tietosuojailmoitus, jossa kerrotaan selkeästi ja ymmärrettävästi, mitä henkilötietoja tutkittavalta tullaan tallentamaan ja mikä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti niiden käsittelyn peruste. Katso tarkempia ohjeita tietosuojailmoituksen, tutkimustiedotteen ja mahdollisen suostumuslomakkeen muotoilusta.
  • Mikäli keräät aineistoa esimerkiksi tutkimushankkeessa tai ohjattua opinnäytettä varten, käsittelyperusteena on yleensä joko yleisen edun mukainen tieteellinen tutkimus tai tutkittavan antama suostumus. (Muitakin henkilötietojen käsittelyperusteita on asetuksen mukaan olemassa, mutta ne koskevat yleensä yrityksiä tai muita tahoja kuin tutkijoita.)
  1. Jos käsittelyperusteeksi valitaan yleisen edun mukainen tieteellinen tutkimus, kyseinen käsittelyperuste ilmoitetaan tutkittaville ennen aineiston keräämisen aloittamista ja mainitaan selvästi, mitä heitä koskevia tietoja tullaan keräämään. Lisäksi tutkittaville on hyvä kertoa selkeästi, millä tavalla heitä koskeva aineisto kerätään. (Varsinaista suostumusta henkilötietojen käsittelyyn missään määrätyssä tarkoituksessa ei siis kuitenkaan pyydetä, vaan tutkittava voi yksinkertaisesti päättää osallistuuko tutkimukseen.)
    • Yleisen edun mukainen tutkimus käsittelyperusteena edellyttää, että henkilötietojen käsittely on huolellista ja oikeasuhtaista ja käsittelyssä sovelletaan riittäviä suojatoimia (esim. pseudonymisointi).
    • Yleisen edun mukaisen tutkimuksen perusteella kerättyä aineistoa ei esimerkiksi voida julkaista täysin avoimesti, koska henkilötietoja saa käyttää ainoastaan tutkimustarkoituksiin, eikä edellytysten täyttymistä voida valvoa, jos aineistoon on avoin pääsy.
  2. Toinen mahdollisuus on valita käsittelyperusteeksi tutkittavan suostumus. Suostumuksen on oltava informoitu, tietoinen, vapaaehtoinen ja yksilöity. Koska suostumus ei siis voi olla yleispätevä vaan siinä on aina rajattava esimerkiksi tietty tutkimusaihe tai tarkka tieteenala, suostumuksen käyttäminen käsittelyperusteena voi estää aineiston jatkokäytön tai ainakin haitata sitä. Toisin kuin ennen tietosuoja-asetuksen soveltamista, tutkittavan suostumus ei välttämättä enää olekaan ensisijainen käsittelyperuste henkilötietoja koskevassa tieteellisessä tutkimuksessa. Toisaalta suostumuksella on periaatteessa mahdollista samalla pyytää lupa käsitellä tietoja myös jossakin muussa kuin tutkimustarkoituksessa.
    • Ennen suostumuksen antamista tutkittavaa on informoitava riittävällä tavalla aineiston käyttötarkoituksesta ja niistä periaatteista, joilla aineistoa säilytetään ja luovutetaan edelleen. Tässä voit hyödyntää tietosuojailmoitusta. Tutkittavan on ymmärrettävä, millaiseen käyttöön hän suostuu ja että Kielipankkiin sijoitettua aineistoa voidaan jatkossa luovuttaa tutkimustarkoituksiin. Kaikki informaatio kannattaa antaa kirjallisena, jolloin sen sisältö voidaan myöhemminkin varmistaa. Informoinnin tukena voit käyttää Kielipankin esitettä tutkittavalle. Anna tutkittavalle myös mahdollisuus kysyä lisätietoja.
    • Suostumus on muotoiltava selkeästi ja ymmärrettävästi. Tavoitteena on, että tutkittava itse todella ymmärtää, mihin käyttöön tietojaan luovuttaa. (Esimerkiksi alaikäisten tutkittavien kohdalla suostumus voi olla käsittelyperusteena huonompi vaihtoehto kuin yleisen edun mukainen tutkimus.)
    • Suostumuksen on oltava lähtökohtaisesti aina kirjallinen. Katso tarkempia ohjeita tutkimustiedotteen ja suostumuksen muotoilusta.
    • Tutustu huolellisesti Tietoarkiston tuottamaan Aineistonhallinnan käsikirjaan . Katso erityisesti luku Tutkittavien informointi.

Dokumentoi henkilötietojen käsittelytoimet tarkemmin esimerkiksi tietosuojaselvitykseen

  • Kaikki henkilötietoja sisältävään aineistoon liittyvät päätökset, ratkaisut ja käytänteet on hyvä kirjata tarkasti muistiin aineiston keräämisen suunnittelusta alkaen: esimerkiksi päivämäärä, mitä päätettiin ja miksi.
  • Kielipankkiin tallennettavan henkilötietoja sisältävän aineiston osalta tehdään lähtökohtaisesti aina tietosuojaselvitys, joka sisältää tiedot rekisterinpitäjästä ja aineiston käsittelyperusteesta, aineiston käsittelijöistä sekä luonnehdinnan aineiston sisältämistä henkilötiedoista, niihin liittyvistä suojatoimista (esim. käyttöoikeuksien myöntämisperiaatteesta) sekä tietojen mahdolliseen paljastumiseen liittyvistä arvioiduista riskeistä.
  • Tietosuojaselvitystä on hyvä alkaa tehdä niin pian kuin mahdollista. Tietosuojaselvitystä (tai sen pohjalta tehtyä suppeampaa, tutkittaville suunnattua tietosuojailmoitusta) kannattaa käyttää jo aineiston keruuvaiheessa tutkittavien informointiin.
  • Tietosuojaselvitys tarvitaan ennen tallennussopimuksen allekirjoittamista, jotta voidaan tehdä päätös Kielipankissa välitettävän aineiston käyttöehdoista.
  • FIN-CLARIN voi tarvittaessa toimittaa rekisterinpitäjän tekemän tietosuojaselvityksen verkkoon saataville. Tietosuojaselvitys (tai linkki siihen) julkaistaan aineiston kuvailutietojen yhteydessä. Selvitys voidaan julkaista myös jo ennen kuin itse aineisto on toimitettu FIN-CLARINille.
  • FIN-CLARINin suosittelemat pohjat tutkittavien informointiin ja suostumuksen pyytämiseen löytyvät täältä.

Tutkimuslupa ja eettisen toimikunnan lausunto

  • Selvitä, tarvitaanko aineiston keräämiseen eettinen ennakkoarviointi. Mikäli se on tarpeen, arviointi on tehtävä ennen aineiston keräämisen aloittamista. Arviointia varten tarvitaan tutkimuksesta tarkat tiedot, joten prosessi on aloitettava hyvissä ajoin.
  • Huom. Joillakin aloilla tieteelliset lehdet saattavat edellyttää eettistä ennakkoarviointia aivan kaikilta aineistoilta huolimatta siitä, olisiko lupa ollut aineiston luonteen takia aiheellinen. Asia kannattaa varmistaa ennen tutkimuksen aloittamista.

Tutustu myös näihin

Kysy lisää FIN-CLARINilta

Kielivarojen tuottajan ja julkaisijan ohjeet

Hae Kielipankki-portaalista:
Tommi Kurki
Kuukauden tutkija: Tommi Kurki

 

Yhteystiedot

Kielipankin tekninen ylläpito:
kielipankki (ät) csc.fi
p. 09 4572001

Aineistoihin ja muuhun sisältöön liittyvät asiat:
fin-clarin (ät) helsinki.fi
p. 029 4144036 / 029 4129317