Suojatoimet

Julkisesti saatavilla olevien aineistojen lisäksi Kielipankissa voidaan säilyttää ja välittää myös sellaisia aineistoja, joiden käsittely edellyttää erityisiä suojatoimia esimerkiksi aineiston sisältämien henkilötietojen vuoksi.

Henkilötietoja on yleensä mukana mm. ääntä tai videota sisältävissä puheaineistoissa. Tekijänoikeuksia ja niitä vastaavia lähioikeuksia voi liittyä kirjoitettuihin teksteihin, käännöksiin, kuviin ja valokuviin, elokuviin, esityksiin, taideteoksiin jne. Näissä tapauksissa aineisto ei yleensä voi olla täysin avoimesti saatavilla, mutta tietyillä ehdoilla sekin on mahdollista tallettaa Kielipankkiin. Tällä sivulla kuvataan muutamia suojatoimia, joiden avulla erityisesti henkilötietoja sisältävän aineiston välittäminen voidaan tapauskohtaisesti järjestää.

Henkilötietojen käsittelyyn ja tarvittaviin suojatoimiin liittyvät päätökset ovat viime kädessä kyseisen aineiston rekisterinpitäjän vastuulla. Tarvittavista palveluista voi neuvotella Kielipankin kanssa.

Miksi tutkimusaineisto pitäisi säilyttää?

Tutkimusaineiston kerääminen ja järjestäminen tutkimuksen edellyttämään muotoon on aikaavievää, työlästä ja kallista. Mikäli aineistolle on odotettavissa uutta käyttöä, sen säilyttäminen voi olla perusteltua, vaikka aineisto sisältäisikin henkilötietoja ja vaikka osa tiedoista olisi arkaluonteisia. Perusteet henkilötietojen säilyttämiseen on kuitenkin aina huolellisesti dokumentoitava ja niistä on informoitava tutkittavia. Lisäksi henkilötietojen käsittelyssä on käytettävä tarkoituksenmukaisia suojatoimia.

Mahdollisuus tutkimuksen verifiointiin ja toistamiseen

Tieteellisessä tutkimuksessa on tärkeää, että joku toinen tutkija pystyy tarvittaessa toistamaan aiemmin julkaistun tutkimuksen täsmälleen samalla aineistolla varmistaakseen, onko alkuperäinen tutkimus toteutettu oikein. Esimerkiksi tieteellisen tutkimuksen vertaisarviointi saattaa edellyttää arvioijan pääsyä tutkimuksessa käytettyyn aineistoon.

Mahdollisuus jatkotutkimukseen ja uusiin näkökulmiin

Alkuperäisen tutkimushankkeen päättymisen jälkeen halutaan usein tehdä jatkotutkimus joko samasta tai saman tyyppisestä aiheesta, jolloin aineistoa tarvitaan uudelleen. Tutkimushypoteesi pitää kenties muotoilla toisella tavalla tai halutaan kokeilla uutta analyysimenetelmää. Joskus samasta aihepiiristä kaivataan laajempaa tutkimusta, jota varten on välttämätöntä analysoida joukko aiemmin kerättyjä aineistoja. Uuden, massiivisen aineiston kerääminen alusta asti olisi usein liian kallista tai muuten hankalaa. Silloin aiemmin kerätty, huolellisesti dokumentoitu ja turvallisesti säilytetty aineisto voi osoittautua aarteeksi.

Tieteellisen tutkimuksen ohella myös historiallinen tai tilastollinen tutkimus voivat olla henkilötietojen käsittelyn perusteita. Kieliaineistojen kohdalla esimerkiksi puhetallenteiden säilyttämistä voinee joissakin tapauksissa perustella niiden historiallisella ja kulttuurisella arvolla.

Kuinka kauan aineistoa voi säilyttää Kielipankissa?

Tietyn tyyppiset tutkimukset edellyttävät eettistä ennakkoarviointia. Silloin tutkija hakee tutkimuseettiseltä toimikunnalta lausuntoa ennen aineiston keräämisen aloittamista. Esimerkiksi lääketieteellisessä tutkimuksessa tutkimuseettinen toimikunta saattaa lähtökohtaisesti edellyttää aineiston tuhoamista tutkimuksen päätyttyä. Lausuntopyynnössä kannattaakin esittää selkeästi perustelut aineiston säilyttämiselle sekä mahdollisimman tarkka suunnitelma aineistoon sovellettavista suojatoimista.

Tutkimuksen yhteydessä tutkittavia on selkeästi informoitava myös henkilötietojen käsittelyssä sovellettavista suojatoimista. Kannattaa huomata myös, että jos tutkittaville on jo alkuperäisen informoinnin yhteydessä kerrottu, että heidän aineistonsa tuhotaan määräajan päätyttyä, tätä lupausta ei yleensä voi jälkikäteen perua (jollei tutkittaviin ole mahdollista ottaa uudelleen yhteyttä, informoida heitä jatkotutkimuksista ja pyytää osallistumaan myös niihin).

Voit lukea tietosuojasta ja tutkittavien informoinnista lisää esim. Tietoarkiston julkaisemasta Aineistonhallinnan käsikirjasta.

Millaisia suojatoimia aineiston koostaja voi käyttää?

Henkilötietojen käsittelyssä käytettävien laitteiden ja järjestelmien tietoturvan on oltava riittävä ja ajan tasalla. Aineiston suojaamisesta on muistettava huolehtia saumattomasti alusta loppuun myös tiedonsiirron aikana.

Aineiston koostaja tai aineistoa Kielipankkiin tallettava taho voi tarvittaessa suojata henkilötietoja sisältävää aineistoa esimerkiksi pseudonymisoimalla sen käsittelytarkoituksen kannalta sopivalla tavalla ja luokittelemalla henkilötietoja siten, että niistä tulee vähemmän yksilöiviä.

Tarvittaessa tunnisteellista aineistoa voidaan säilyttää salaamalla tiedot riittävän vahvalla salausavaimella.

Pseudonymisointi on tutkijan vastuulla

Jos aineisto on pseudonymisoitu ja tutkittaviin henkilöihin liittyvää koodiavainta on tarpeen säilyttää, koodiavain on pidettävä sekä teknisesti että hallinnollisesti erillään varsinaisesta aineistosta. Huomaa, että Kielipankki ei huolehdi aineiston pseudonymisoinnista eikä tutkittaviin liittyviä koodiavaimia oteta Kielipankkiin säilytettäväksi. Aineiston sisällön, tiedostonimien jne. koodaaminen on siis tutkijan omalla vastuulla.

Täydellinen anonymisointi poistaa suojatoimien tarpeen

Mikäli aineisto on mahdollista kokonaan anonymisoida ts. voidaan todeta, ettei elossa olevia henkilöitä voida anonymisoidun aineiston perusteella mitenkään tunnistaa (edes yhdistämällä aineiston tietoja jostakin muualta löytyviin tietoihin), aineisto ei enää sisällä henkilötietoja. Täysin anonyymia aineistoa ei tarvitse tietosuojasäädösten perusteella erikseen suojata. Toisin sanoen kokonaan anonyymi aineisto, johon ei liity esimerkiksi tekijänoikeudellisia rajoituksia, voidaan julkaista avoimesti.

Usein aineiston täydellinen anonymisointi on käytännössä mahdotonta joko työmäärän vuoksi tai teknisistä syistä, tai täydellinen anonymisointi tekisi aineiston tutkimuksen kannalta käyttökelvottomaksi. Jos tällainen aineisto on kuitenkin tarpeen säilyttää, siitä tulee mahdollisuuksien mukaan korvata selvästi tarpeettomat tunnisteet. Kielipankissa aineistoon voidaan soveltaa muita suojatoimia, esimerkiksi rajoittamalla pääsy aineistoon vain tietyille käyttäjille (ks. alla).

Voit lukea aineistojen anonymisoinnista ja pseudonymisoinnista lisää esim. Tietoarkiston julkaisemasta Aineistonhallinnan käsikirjasta.

Kuinka Kielipankissa olevia aineistoja suojataan?

Kun aineisto talletetaan Kielipankkiin, sitä ylläpidetään keskitetysti ja välitetään eteenpäin kyseisen aineiston oikeudenhaltijan kanssa sovituilla ehdoilla. Yhtenäiset, selkeät ja tarkoituksenmukaiset käytännöt helpottavat aineistoja tarvitsevien tutkijoiden työtä. Samalla ne auttavat pienentämään väärinkäytösten riskiä.

Kielipankin palveluiden käyttäjähallinnosta ja muista teknisistä ratkaisuista vastaa CSC – Tieteen tietotekniikan keskus. Sekä suomalaisten että kansainvälisiin luottamusverkostoihin kuuluvien korkeakoulujen opiskelijat ja tutkijat voivat esimerkiksi kirjautua Kielipankkiin turvallisesti oman organisaationsa myöntämällä käyttäjätunnuksella.

Kielipankissa oleviin aineistoihin voidaan tällä hetkellä soveltaa mm. seuraavia aineistokohtaisia suojatoimia:

Aineistoon annetaan pääsy ainoastaan kirjautuneille käyttäjille, joiden työtehtävään sisältyy tutkimusta.

Aineistoon annetaan pääsy ainoastaan niille kirjautuneille käyttäjille, jotka ovat tapauskohtaisen harkinnan perusteella saaneet henkilökohtaisen luvan kyseisen aineiston käyttöön. Ennen pääsyn myöntämistä käyttäjän tulee esittää asianmukainen tutkimussuunnitelma tai vastaava selvitys aineiston käyttötarkoituksesta.

Aineistokohtaista käyttöoikeutta haetaan Kielipankin sähköisen hakemusjärjestelmän kautta (ks. Kielipankin oikeudet). Henkilötietoja sisältävien aineistojen hakemukset käsittelee kyseisen aineiston rekisterinpitäjän edustaja taikka rekisterinpitäjän toimeksiannosta Kielipankin edustaja.

Jos käyttäjä saa luvanvaraisen pääsyn tiettyyn aineistoon, pääsyoikeus on voimassa yhtä kauan kuin hänen kotiorganisaationsa myöntämä käyttäjätunnus on voimassa. Jos käyttäjä siis siirtyy kokonaan toisen yliopiston tai esimerkiksi yrityksen palvelukseen, hän ei enää pääse käyttämään Kielipankin luvanvaraisia aineistoja. Tarvittaessa käyttäjä voi hakea käyttöoikeutta uudelleen eri organisaation edustajana.

Aineisto (tai sen suojausta edellyttävä osa) voidaan myös säilyttää ja välittää salattuna. Kannattaa kuitenkin huomata, että esimerkiksi suurten videoaineistojen salaaminen ja salauksen purkaminen on toistaiseksi hidasta ja vaivalloista, eikä tämä ratkaisu sovi usein toistuvaan käyttöön.

Kielipankin kanssa voi tarvittaessa neuvotella myös muista yksittäisen aineiston edellyttämistä suojatoimista.

Ohjeet Kielipankissa olevan henkilötietoja sisältävän aineiston käsittelyyn

Kielipankin tietosuojakäytänteet

Hae Kielipankki-portaalista:
Tommi Kurki
Kuukauden tutkija: Tommi Kurki

 

Yhteystiedot

Kielipankin tekninen ylläpito:
kielipankki (ät) csc.fi
p. 09 4572001

Aineistoihin ja muuhun sisältöön liittyvät asiat:
fin-clarin (ät) helsinki.fi
p. 029 4144036 / 029 4129317